Variables push the automation process of Jira Issue creation with Smart Issue Templates even further. Variables are placeholders that are automatically filled with pre configured data you need issues to contain.
To use this feature you need to either set variables when creating a Hierarchy or in the “Manage Hierarchies” section of the Smart Issue Templates. In this guide we will cover both of the options and will start from the very beginning - creating a Hierarchy. This guide is on using variables, so in case if you are struggling with creating Hierarchies, please refer to this user-guide.
How to create Variables
On the “Create Hierarchy” screen of the SIT you will see a dedicated to the variables setting section. This section, by default, contains a single “Add” button. Click this button to create your first variable.
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By clicking on the “Add” button you will be creating variables. At first both of the fields that a variable has will be empty. First field is “Name” and it is pretty much self explanatory. The second - is “Default value”. It is important to understand that the default value is the value that will be used when creating an issue in case if the variable is not given any other value. Also, it is not necessary to fill this field right now.
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Here, we created three variables: person, day, and year. We will be using this issue to remind us that Mikhail’s birthday is on 21 of January. Since, Mikhail didn’t provide his year of birth, we will leave this field empty. Now, we should add a Node to this Hierarchy. Click on the Add Node -> Ready -> Edit Fields buttons to proceed further.
How to use Variables
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On this screen we need to fill in all of the required fields and use the variables that we just created. To do that we simply need to write a dollar sign followed by the name of the variable we want to use. It is important to use the $ otherwise, the SIT will not understand what you are trying to achieve. Click on the “Apply button” in the lower right corner of the window to finish editing the Node and save the Hierarchy. This will transfer you to the “Manage Hierarchies” page.
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How to create Issues with Variables
Here you will be able to see the Hierarchy that you have just created. To create the issues your Hierarchy contains, click on the “Apply” button right under the name of your Hierarchy. The next screen you see will contain information on the variables this Hierarchy Node contains.
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As you can see, we can create an issue with data we provided to the variables when creating the Hierarchy or we can bring changes to the variables and create a reminder on the other person’s birthday.
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Now, we can see that we used a single Hierarchy, however we created absolutely different issues.
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We didn’t know Mikhail’s year of birth which is why there is an empty space on the place where the variable was, however this is not the case for the Oleg’s birthday reminder.
Variables is an extremely powerful tool that can make repetitive issue creation process way easier. We also have a set of system variables that will be filled in automatically.
Compatibility with Scheduler
Variables are also compatible with the Scheduler which makes it even easier to create repetitive data entries. To do that, you just need to set a scheduler in the Hierarchy that you were using. Please, refer to this guide to get a better understanding of how to achieve that.
Please note, that we highly recommend using Scheduler with default values of your variables, otherwise Scheduler may ignore the variable.
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Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie entweder beim Erstellen einer Hierarchie oder im Abschnitt "Hierarchien verwalten" der Intelligenten Vorgangvorlagen Variablen setzen. In diesem Leitfaden werden wir beide Optionen behandeln und mit - der Erstellung einer Hierarchie - beginnen. In diesem Leitfaden geht es um die Verwendung der Variablen. Wenn Sie also mit der Erstellung von Hierarchien Schwierigkeiten haben, lesen Sie bitte dieses Benutzerhandbuch.
Variabletypen
Sie können zwei Variabletypen erstellen.
Texttyp - Sie können das mit jedem Textfeld innerhalb des Knotens benutzen. Dieser Typ enthält jede Textwerte.
Benutzertyp- lässt zu einen Benutzer auszuwählen. Sie können diese Variable mit dem Bearbeiter oder Autor benutzen, um diesen Benutzer auf dieses Feld einzustellen. Nur die Benuzer benutzen, die auf das Projekt zugreifen können, für das die Hierarchie benutzt wird. Sonst bekommen Sie eine Nachricht, dass dieser Benutzer in Feldern Bearbeiter oder Autor nicht benutzt werden kann. Sie können das auch mit jedem Textfeld benutzen, falls es den Anzeigenamen des Benutzers eingibt.
Wie erstellt man Variablen
Auf dem Bildschirm "Hierarchie erstellen" der IVV siehen Sie einen Abschnitt, der sich mit der Einstellung der Variablen befasst. Dieser Abschnitt enthält standardmäßig eine einzige Schaltfläche "Hinzufügen". Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ihre erste Variable zu erstellen.
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Wenn Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken, erstellen Sie Variablen. Zuerst sind beide Felder, die eine Variable hat, leer. Das erste Feld ist "Name" und es ist so gut wie selbsterklärend.
Der Name muss Spaces oder “$”-Zeichen nicht enthalten (my variable - NICHT erlaubt; myVariable - OK; $uperVariable - NICHT erlaubt.)
Das zweite ist "Standardwert". Es ist wichtig zu verstehen, dass der Standardwert der Wert ist, der bei der Erstellung einer Ausgabe verwendet wird, falls die Variable keinen anderen Wert erhält. Es ist auch nicht notwendig, dieses Feld jetzt auszufüllen.
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Hier haben wir drei Variablen erstellt: Person, Tag und Jahr. Wir nutzen diesen Vorgang, um uns daran zu erinnern, dass Mikhail am 21. Januar Geburtstag hat. Da Mikhail sein Geburtsjahr nicht angegeben hat, lassen wir dieses Feld leer. Nun sollten wir dieser Hierarchie einen Knoten hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltflächen Knoten hinzufügen -> Bereit -> Bearbeiten, um weiterzumachen.
Wie benutzt man Variablen
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Auf diesem Bildschirm müssen wir alle erforderlichen Felder ausfüllen und die Variablen verwenden, die wir gerade erstellt haben. Dazu sollten wir nur ein vom Namen der Variablen (die wir verwenden wollen) gefolgtes Dollarzeichen schreiben. Es ist wichtig, die $ zu verwenden, sonst wird der IVV nicht verstehen, was Sie zu erreichen versuchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anwenden" in der unteren rechten Ecke des Fensters, um die Bearbeitung des Knotens abzuschließen und die Hierarchie zu speichern. Dadurch werden Sie auf die Seite "Hierarchien verwalten" weitergeleitet.
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Wie man Probleme mit Variablen erstellt
Hier können Sie die Hierarchie sehen, die Sie gerade erstellt haben. Um die Themen zu erstellen, die deine Hierarchie enthält, klicke auf die Schaltfläche "Anwenden" rechts unter dem Namen deiner Hierarchie. Der nächste Bildschirm, den Sie sehen, enthält Informationen über die Variablen, die dieser Hierarchie-Knoten enthält.
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Wie Sie sehen können, können wir mit den Daten, die wir den Variablen bei der Erstellung der Hierarchie zur Verfügung gestellt haben, einen Vorgang erstellen oder wir können Änderungen an den Variablen vornehmen und eine Erinnerung an den Geburtstag der anderen Person erstellen.
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Jetzt können wir sehen, dass wir eine einzige Hierarchie verwendet haben, aber wir haben völlig unterschiedliche Themen geschaffen.
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Wir wussten Mikhails Geburtsjahr nicht, weshalb an der Stelle, an der die Variable stand, eine Leerstelle ist, was jedoch bei der Geburtstagserinnerung von Oleg nicht der Fall ist.
Variablen sind ein äußerst leistungsstarkes Werkzeug, das die Erstellung sich wiederholender Vorgänge erheblich erleichtern kann. Wir haben auch eine Reihe von Systemvariablen, die automatisch ausgefüllt werden.
Kompatibilität mit der Planung
Die Variablen sind auch mit der Planung kompatibel, was es noch einfacher macht, sich wiederholende Dateneingaben zu erstellen. Dazu müssen Sie nur eine Planung in der Hierarchie, die Sie verwendet haben, einstellen. Bitte lesen Sie diese Anleitung, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie Sie dies erreichen können.
Bitte beachten Sie, dass wir dringend empfehlen, die Planung mit Standardwerten Ihrer Variablen zu verwenden, da die Planung die Variable sonst möglicherweise ignoriert.
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